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FESCO Adecco HR Club:社保审计是什么鬼?抽中你们公司怎么办?

2016-04-28

我想不少人都知道“社保”是什么,也知道“审计”是什么,但把这两个词放在一起就有点糊涂了,社保审计是个什么鬼?会不会审到我们公司头上?真来了应该怎么办呢?
 
考虑到不少企业HR也有类似的疑问,今天下午,FESCO Adecco HR Club特别邀请在上海市人保局工作多年、拥有丰富劳动保障监察执法经验的王老师,带来“社保专项审计”培训,与现场近百位HR分享了社保审计相关的知识与难题,让大家在突然有一天收到社保审计通知书时,也能从容面对。
 
社保审计是什么?
 
王老师介绍说,社保审计的主要目的,是核查企业是否有社保漏缴、少缴、欠缴、不缴的情况,违反缴纳规定的企业,将面临督促整改。
 
社保审计的法律依据是《中华人民共和国社会保险法》、《劳动保障监察条例》、《关于规范社会保险缴费基数有关问题的通知》和《关于工资总额组成的规定》。在上海,是由上海市人力资源和社会保障局组织的,但具体的实施,是委托给部分会计师事务所、税务审计师事务所的。
 
会抽中你们公司吗?
 
一般情况下,上海市人保局每年会从社保库中抽查约2万家企业,王老师又补充说,2万只是一般的数量,最多一年审计了4万家企业。
 
到底哪些公司会“不幸”被抽中呢?王老师说,她见过有的企业几乎每年都被抽中,也见过不少企业从来没被抽中。几乎就是看企业的“人品”了,但一旦被抽中,各家HR请一定要严阵以待。
 
社保审计到底怎么审?
 
每年的社保审计一般会在6月开始,大致的流程如下:
 
■ 审计前:
企业接到劳动局、社保局的审计通知
企业填写人员过录表,表中包括员工的个人信息、工资信息等
 
■ 审计中:
会计师上门审计,对于企业所填写的“人员过录表”进行审查,并与财务帐目进行比对
会计师对企业相关从业人员资料、企业工资总额构成相关资料等进行收集
对于有疑义的数据,会计师将进行进一步的了解、取证
会计师根据所有资料进行审核,并出具审计报告
审计报告经企业确认后,将上报人力资源和社会保障局
 
■ 审计后:
审计查出存在以下情况,社保局将发出《整改通知书》和《整改须知》,通知企业整改
原申报工资总额与审计结果不一致
职工月平均工资与审计结果不一致
存在应参保未参保人员
 
社保审计会审哪些内容?
 
对于审计内容,王老师整理出了6大维度和5类主要材料。
 
其中,6大维度包括企业参保情况、工资总额构成、非工资总额项目、非现金支付项目、劳务费项目、未参保人员工资总额。
 
5类主要材料则包括:
 
社保缴费材料:如社保登记证、上海市个人缴纳社会保险费工资基数申报表等
各类相关资料:如营业执照、机构代码证、单位人员情况报表等
原始凭证:如购买商业保险的明细清单、过去一年实际发放应计入工资总额的工资、奖金、津贴等发放清单
会计账簿:上一年度现金、银行日记账及总分类明细账及会计凭证、应付工资明细账页等
会计报表:上一年度资产负债表、利润表等
 
真的被抽中了,HR应该怎么办?
 
社保审计是请专业的会计师事务所“操刀”的,负责的人都很专业,但企业HR们毕竟不是财务出生啊,要怎么办呢?王老师强调说,真被抽中,HR们也别觉得“压力山大”,毕竟,社保审计也不仅仅是HR的事,其中不少事宜,都需要财务人员的协助。
 
在社保审计中,建议HR主要做好以下几个方面工作:
 
■ 审计前:提前收集资料、开展自查
与财务、企业管理相关部门紧密配合,提前收集整理数据并开展内部自查,确保全面、准确,对于欠缺的资料,及时寻找补充资料、证明等。
 
如果在自查中发现有漏缴、少缴、欠缴的情况,也可提前做好补救的准备。
 
■ 审计中:及时与审计人员交流沟通
因为社保审计时间短、任务重,待审计人员进场后,HR除了配合提供资料,还应与会计师们保持良好畅通,针对会计师提出的疑问和在审计中发现的问题,先内部确认实际情况再予以答复,以免被“误伤”。
 
■ 审计后:对审计结果持续跟进
审计报告出来后,如有异议之处,HR应当即提出,并在审计报告签字栏中备注。因为企业一旦签字确认,再改就难了,一定要慎之又慎。
 
如果有需要补缴的,建议及时办理补缴,以免因为逾期产生滞纳金。

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